El Teatro Real está considerado como la primera institución de las artes escénicas en España, situándose como ópera nacional de referencia y como una de las principales instituciones culturales españolas. La institución goza, además de una significativa proyección internacional. Situado en uno de los enclaves más significativos y monumentales del corazón de Madrid, el Teatro Real constituye el eje de una de las intervenciones urbanísticas más ambiciosas del siglo XIX realizadas en la capital, junto al barrio de los Austrias y frente al Palacio Real. El edificio cuenta con una superficie de 65.000 m2 y tiene  capacidad para 1.746 personas, además de disponer de una de las cajas escénicas más avanzadas e innovadoras de los teatros de Europa. Junto con la innovadora dotación técnica conviven destacados espacios que, como sus grandes salones situados en la segunda planta del edificio, reproducen el ambiente de la ópera en el siglo XIX y albergan en su interior destacadas obras de arte.

Necesidades y Objetivos

A las dependencias del Teatro Real acceden cada día alrededor de 1.000 personas, de las cuales 300 son empleados fijos y aproximadamente 700 corresponden a personal externo, visitas y subcontratas que dan servicio a la organización, en función de los espectáculos que se representen. Controlar, conocer e identificar a todo el personal que accede diariamente a sus dependencias, es una necesidad prioritaria para el Teatro Real, para mantener de este modo un alto nivel de seguridad y garantía ante una posible necesidad de evacuación. Anteriormente, El Teatro Real de Madrid disponía de un sistema de control de accesos y visitas compuesto por cuatro pasillos motorizados con lectores de proximidad, más un acceso restringido para personalidades, que controlaba el acceso al edificio a través de una puerta adicional a la entrada principal. La necesidad de cambio surge principalmente por los problemas a los que se enfrentaba diariamente a la hora de gestionar el personal externo, visitantes y subcontratas, necesitando para ello disponer de recursos personales para manejar un alto volumen de trabajo administrativo en diferentes áreas de la institución, así como un elevado coste añadido que conllevaba la entrega de nuevas tarjetas de proximidad cada vez que accedían al edificio. Tras analizar en profundidad las diferentes alternativas posibles en el mercado, el Teatro Real se decidió por la solución innovadora propuesta por Softmachine.

El proyecto

Una vez trasladadas las necesidades que el Teatro Real quería satisfacer y siguiendo sus directrices, se efectuó un detallado análisis por el personal experto de Softmachine, y como primera medida propuso diferenciar la forma de identificación del personal –por un lado, el personal propio y por otro, el personal externo, visitas y subcontratas–. Para el personal propio se han instalado nuevos lectores de proximidad con un alcance de lectura mayor y más fiable que el anterior que les permite el control de acceso restringido al recinto y también gestionar los turnos y sus tiempos de trabajo. El personal externo y subcontratas, utilizan lectores de códigos QR de última tecnología que posibilitan la no utilización de tarjetas de proximidad para este colectivo. Los códigos se pueden remitir vía email al destinatario con las fechas autorizadas para el acceso, pudiendo ser impresos o bien, descargados a través de sus dispositivos móviles (Wallet – WalletPass). Por último, a las visitas esporádicas y/o diarias, se les entrega un documento preimpreso y diseñado por la propia entidad, con la descripción de las normas de acceso y seguridad establecidas por el Teatro Real y con el código QR para acceder a través de los lectores QR.

Como segunda medida, se propuso el enlace con las cámaras de seguridad que controlan el acceso a través de los pasillos motorizados, de tal forma que se genere un documento gráfico (Fotografía) cada vez que se activa el acceso de una persona, pudiendo de esta manera identificar incluso físicamente a todo el personal que está o ha estado presente en un momento determinado.

“ Softmachine tiene los recursos necesarios para
facilitar al equipo del Teatro Real realizar un
óptimo trabajo en el control y la seguridad de sus
accesos” Fernando Martínez, Director de Sistemas

El desarrollo del proyecto – ha tenido una duración aproximada de 3 meses – siendo imprescindible y básico contar con la participación activa de los responsables del Departamento de IT, Seguridad y Recursos Humanos. También ha sido indispensable, la aportación de sus ideas y la exposición de las necesidades diarias para la consecución del éxito del proyecto.

Beneficios obtenidos

Con las soluciones de Softmachine, el Teatro Real ha conseguido desde el primer momento, reducir la carga del trabajo administrativo en la gestión de las tarjetas para el personal externo, subcontratas y visitas, además de disminuir los elevados costes que suponían dichas tarjetas, dado que todo el personal disponía de tarjeas personalizadas e intransferibles.
Igualmente, y al contar con un sistema fiable y de última generación, la solución les garantiza el conocimiento exacto del personal presente en todo momento y en tiempo real, mientras les proporciona accesos rápidos y cómodos.

Soluciones de Softmachine 

Durante más de 30 años, Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas de Workforce Management para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha establecido su estrategia en una constante innovación tecnológica, una cuidada atención al cliente y la motivación de su equipo humano, lo que le lleva a estar considerada como una de las empresas líderes en la gestión de tiempos y asistencia.
Las soluciones de Softmachine están especialmente enfocadas a la gestión de la flexibilidad horaria, políticas de RSC y estrategias de conciliación, y permiten su explotación a través de dispositivos móviles. La última solución presentada, Advanced Tempo.NET Cloud, está especialmente diseñada para dar servicio a las grandes compañías. Cabe destacar que, durante los últimos años, este sistema se ha extendido en las sedes centrales de muchas compañías, gracias a la integración que ofrece con sistemas de control de acceso perimetral y, sobre todo, a su potencia y facilidad de uso a través del Portal del Empleado.

Fuente: Equipos y Talento

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