Fundada en 1980, IFEMA es el primer operador de España y uno de los más importantes de Europa dentro del circuito Internacional de la industria ferial y congresual. Su actividad supone un impacto económico para el territorio español de 4.374 millones de euros y genera más de 26.000 empleos. Durante el pasado año se organizaron más un centenar de actividades feriales y más de 700 eventos de distinta naturaleza.

Sus recintos cuentan con 200.000 metros cuadrados distribuidos en 12 pabellones y 2 centros de convenciones, al que se ha sumado recientemente un tercero, con la cesión por parte del Ayuntamiento de Madrid de la gestión de IFEMA Palacio de Congresos que vendrá a dinamizar todavía más la actividad congresual y el turismo de negocios de Madrid.

En el plano internacional, durante los últimos años IFEMA ha reforzado su posición tanto como organizador ferial como en el ámbito de la consultoría estratégica, con proyectos en distintos países, especialmente en Latinoamérica, y con presencia en 28 países a través de 16 delegaciones.

Necesidades y Objetivos

IFEMA necesitaba actualizar el sistema con el que trabajaba desde hacía años e implantar una nueva solución innovadora, flexible y configurada a medida, que cubriera las necesidades que la nueva ley obliga para la Gestión del tiempo y la asistencia de sus 425 empleados de forma ágil y segura, dada la complejidad de las reglas de control Horario con las que trabaja la Institución Ferial de Madrid.

“El éxito de Softmachine se debe a que ha ofrecido en cada momento la solución mejor adaptada tanto funcional como tecnológicamente”.

En su afán de mejora tecnológica y tras analizar en profundidad las posibles alternativas en el mercado, IFEMA se decidió por las innovadoras soluciones propuestas por Softmachine valorando igualmente que se tratara de un sistema 100% Web, con información en tiempo real y con capacidad para la creación de múltiples reglas para automatizar su gestión y reducir el trabajo administrativo, descentralizando la gestión a los supervisores y a los empleados a través del portal de Control Horario de Softmachine, con acceso tanto vía Pc como vía Smartphone a través de una APP.

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El proyecto

Una vez trasladadas las necesidades que IFEMA quería satisfacer y siguiendo sus directrices, se efectuó un detallado análisis por el personal experto de Softmachine, y se propuso que los empleados pudieran realizar sus marcajes a través de eTempo (Portal del Empleado), en diferentes puntos del recinto ferial a través de los terminales SMX3 y/o vía Smartphone a través de la APP de Softmachine.

Estos terminales, incorporan la última tecnología y destacan por su amplia y luminosa pantalla táctil a color que permite a los empleados una clara visualización de las múltiples funciones disponibles, como son la validación de los marcajes, el detalle de las incidencias, la fecha y la hora y muchas otras opciones disponibles en el menú.

El desarrollo del proyecto – ha tenido una duración aproximada de cuatro meses – siendo imprescindible y básico contar con la participación activa de los responsables del Departamento de IT y de Recursos Humanos. También ha sido indispensable, la aportación de sus ideas y la exposición de las necesidades diarias para la consecución del éxito del proyecto.

Beneficios obtenidos

Con las soluciones web de Softmachine, IFEMA ha conseguido desde el primer momento, la descentralización de tareas a los jefes departamentales, optimizando los recursos de la Institución y reduciendo la gestión administrativa. La herramienta dispone de un generador de avisos y alarmas automáticas configurable para una supervisión y gestión rápida e intuitiva de incidencias, permitiendo conocer en tiempo real cualquier modificación de datos (Marcajes, Horas, Contadores, etc.) y la situación de presencia o ausencia de los empleados.

Adicionalmente, la solución de Softmachine está enlazada al aplicativo de nómina que utiliza IFEMA, consiguiendo de este modo, una completa y automatizada gestión que garantiza en todo momento el correcto cálculo de la nómina.

Soluciones de Softmachine

Durante más de 30 años, Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas de Workforce Management para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha establecido su estrategia en una constante innovación tecnológica, una cuidada atención al cliente y la motivación de su equipo humano, lo que le lleva a estar considerada como una de las empresas líderes en la gestión de tiempos y asistencia. Las soluciones de Softmachine están especialmente enfocadas a la gestión de la flexibilidad horaria, políticas de RSC y estrategias de conciliación, y permiten su explotación a través de dispositivos móviles.

La última solución presentada, Advanced Tempo.NET Cloud, está especialmente diseñada para dar servicio a las grandes compañías. Cabe destacar que, durante los últimos años, este sistema se ha extendido en las sedes centrales de muchas compañías, gracias a la integración que ofrece con otros aplicativos y, sobre todo, a su potencia y facilidad de uso a través del Portal del Empleado.

Fuente: Equipos y Talento

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