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La innovación tecnológica es una apuesta continua de Grupo Palacios y juega un papel fundamental para unificar la gestión de todas sus plantas. Para ello, y tras analizar en profundidad las diferentes alternativas en el mercado, la compañía se decidió hace más de diez años por las innovadoras soluciones de Gestión de Tiempos y Asistencia y Control de Accesos de Softmachine, incorporando con el paso de los años diferentes módulos para alcanzar una automatización completa.
El Grupo Empresarial Palacios Alimentación es un referente en el sector alimentario español cuyo nacimiento se forjó en el año 1960 con la apertura de una carnicería familiar en Albelda de Iregua (La Rioja) donde hoy en día se encuentra la sede social del grupo y su principal centro de producción, integrado por dos plantas para la elaboración de embutidos, dos plantas para la elaboración de pizza, una planta destinada a los platos preparados y otra para la elaboración de tartas, contando así con una completa oferta de productos que exporta a los cinco continentes. Desde su fundación ha experimentado un fuerte proceso de expansión, hasta convertirse en una de las principales empresas de alimentación. El Grupo está integrado actualmente por las marcas Palacios, Floristán, Alinaco, San Martín, Fuentetaja, Naysa y Pastry Factory, donde emplea a más de 1.000 trabajadores.
Necesidades y Objetivos
Debido al alto volumen de empleados que acceden diariamente a las diferentes plantas de producción en España, controlar, conocer e identificar a todo el personal, era una necesidad prioritaria para mantener altos niveles de seguridad y garantizar un correcto plan de emergencia en caso de necesidad de evacuación.
La solución anterior con la que contaba el Grupo no estaba cubriendo las expectativas ni les proporcionaba la información necesaria que la compañía precisaba. Por ello, comenzaron la búsqueda de un nuevo proveedor que les garantizase en todo momento el desarrollo funcional y tecnológico a través de una solución automatizada, flexible y escalable, que les permitiese adaptarse a sus necesidades internas.
El proyecto
Grupo Palacios trasladó a Softmachine las necesidades que la compañía quería satisfacer y siguiendo sus directrices y tras efectuar un detallado análisis, se comenzó la implantación de los módulos de Gestión de Tiempos y Asistencia y Control de Accesos del personal de la empresa. Los empleados al acceder a sus puestos de trabajo registran los marcajes de acceso en los tornos instalados en las plantas de producción y una vez dentro de las instalaciones, utilizan terminales con lector de proximidad para registrar sus horarios.
Posteriormente y para conocer en tiempo real a las personas que acceden diariamente a sus instalaciones, se integró el módulo de visitas y personal externo. Ante la necesidad de que los managers de cada una de las plantas pudieran llevar a cabo una gestión descentralizada en la administración de los tiempos de los colaboradores, decidieron contratar eTempo (portal del empleado) que ha supuesto un gran avance a la hora de automatizar una serie de procesos que anteriormente eran más manuales.
Por último, se llevó a cabo la implantación del módulo Control de Tareas en las diferentes plantas de producción. Con este módulo, el Grupo conoce los tiempos invertidos en diferentes actividades en sus líneas de producción mediante la captura de datos en las plantas y su posterior exportación al aplicativo de nómina con el que trabaja la compañía.
Con la incorporación de este último módulo, la empresa dispone de una suite completa que les permite Gestionar el Tiempo y la Asistencia, Controlar el Acceso y Controlar las Visitas y el Personal Externo a sus instalaciones. En el desarrollo del proyecto ha sido imprescindible contar con la activa participación y la aportación de ideas y necesidades de los responsables de los departamentos de Sistemas, RRHH y de Producción.
Beneficios obtenidos
Con las soluciones de Softmachine, Grupo Palacios Alimentación ha conseguido desde el primer momento,
Reducir carga de trabajos administrativos
Garantizar un correcto cálculo de la nómina
Control de Tareas y Costes
Conocer en tiempo real el personal presente
Como manifiesta el equipo de RRHH de Palacios, “con la implantación de los diferentes módulos que forman Tempo.NET se consigue dar un gran paso en la gestión de empleados en cuanto a la aplicación de calendarios y horarios de trabajo, disponibilidad de información real al momento, seguridad a la hora de calcular las variables de la nómina, etc.”
Por otro lado, en el caso de eTempo los beneficios han sido varios. “Podríamos destacar la liberación de carga de trabajo a RRHH y la mayor transparencia del sistema de gestión de cara al trabajador, ya que se traslada el control de las ausencias al Supervisor que es el que realmente tiene el conocimiento sobre el empleado.”
“Además, consideramos que tiene un alcance mayor de lo que es un simple gestor de control de presencia. A nuestro parecer, lo entendemos como una herramienta integradora para una mejor gestión de todos los temas de RRHH, ya que, por ejemplo, en nuestro caso, los mandos tienen a través de esta herramienta información de primera mano, ya que dentro de eTempo disponen de distintos listados que proporcionan información inmediata y siempre actualizada. Entre dichos informes podemos encontrar listados de vacaciones disfrutadas, de absentismos, listados de datos personales donde pueden ver por ejemplo el teléfono de su gente por si algún día lo necesitan y otros muchos listados que pueden configurarse. En definitiva, disponen de información útil que facilita el día a día”.
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Para los más de 850 empleados que la empresa cárnica tiene en España
Softmachine empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas de Workforce Management para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha concluido con éxito la implantación de la nueva solución de Gestión de Tiempos y Asistencia y Control de Accesos para los más de 850 empleados que la empresa cárnica tiene en España.
Dada la alta experiencia de Softmachine en implantaciones en el Sector de la Alimentación y la apuesta de Fribin por contar con la última tecnología de vanguardia, la compañía se decantó por sus soluciones para conseguir una automatización completa en la gestión de sus recursos. La implementación de Tempo les permite dar valor a los mandos intermedios reduciendo la carga de trabajo del Departamento de RRHH y el tiempo de dedicación. A ello también contribuyen los informes y automatismos de los que dispone la propia herramienta, como son el envío de mails a los responsables con las ausencias previstas para el día siguiente, pudiendo así planificar sus recursos de forma automática.
Todos los empleados de la empresa efectúan sus marcajes a través de los terminales biométricos SMX3 Bio, se trata de dispositivos multifunción para la gestión de tiempos de trabajo y control de accesos que se adaptan a cualquier tipo de entorno de trabajo. Desde el portal del empleado eTempo, el personal de tiendas puede realizar sus marcajes desde un PC. Adicionalmente pueden solicitar vacaciones, justificar incidencias, gestionar el absentismo y consultar informes, entre otras muchas posibilidades.
Por último y para obtener una automatización completa, y garantizar el correcto cálculo de la nómina, Fribin decidió enlazar de forma bidireccional, el aplicativo de nómina con el que trabajan actualmente a la solución de Softmachine, consiguiendo toda la carga de alta y baja de empleados, así como el organigrama de la compañía.
Fribin tiene presencia en más de 30 países y sus productos llegan a todas partes del mundo, con especial hincapié en Europa, Asia y África.
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Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha finalizado la implantación de su solución de Gestión de Tiempos y Asistencia para los 425 empleados que trabajan en la Institución Ferial de Madrid (IFEMA).
Los trabajadores de IFEMA ya pueden realizar sus marcajes a través de eTempo (Portal del Empleado) y también, en diferentes puntos del recinto ferial a través de los terminales SMX3. Estos terminales, incorporan la última tecnología y destacan por su amplia y luminosa pantalla táctil a color que permite a los empleados una clara visualización de las múltiples funciones disponibles, como son la validación de los marcajes, el detalle de las incidencias, la fecha y la hora y muchas otras opciones disponibles en el menú.
Adicionalmente, la solución de Softmachine está enlazada al aplicativo de nómina que utiliza IFEMA, consiguiendo de este modo, una “completa y automatizada gestión”, que garantiza el correcto cálculo de la misma.
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Softmachine, llevó a cabo el pasado día 10 de mayo en el Teatro Real, un evento enfocado en el nuevo Real Decreto que obliga a las empresas a registrar los tiempos de trabajo y dirigido especialmente a los Directivos de las áreas de RRHH de grandes organizaciones.
Durante el evento, los asistentes, pudieron conocer y debatir con los ponentes las obligaciones, las consecuencias y sus posibles sanciones, así como las soluciones para cumplir con la normativa.
Entre otros muchos temas, Lucía de Rafael, Jefa de Equipo en la Inspección de trabajo y Seguridad Social en la provincia de Cádiz habló de la situación en la que se encontraba la inspección de Trabajo a la hora de efectuar el control de la jornada antes de su entrada en vigor, la forma en la que debe registrarse la jornada de los empleados (incluyendo los contratos a tiempo parcial y las horas extras) y por último habló sobre el nuevo Real Decreto Ley y sus consecuencias a partir del 12 de mayo.
Acompañando a Lucia de Rafael, también participó Juan Manuel Cruz, Director General de Relaciones Laborales, Prevención de Riesgos Laborales y Sostenibilidad en Acciona Infraestructuras, que nos dio su punto de vista como experto en Relaciones Laborales del nuevo Real Decreto Ley y el papel de los Sindicatos y de la Representación legal de los Trabajadores. También nos habló de cómo estaban resolviendo la problemática, los trabajadores que se encuentran de viaje o que realizan tareas fuera de la oficina, en su compañía.
Fernando Martínez, Director TI en el Teatro Real de Madrid expuso cómo las soluciones de Softmachine están gestionando, tanto los derechos de accesos como los tiempos de permanencia en las instalaciones del Teatro Real, así como la gestión que llevan a cabo a través de aplicaciones móviles que incluyen geolocalizadores, que les permite, obtener todos los informes necesarios y cumplir con el nuevo Real Decreto.
Por último, el Director Comercial de Softmachine, Javier Sánchez habló de los más de 30 años de experiencia con los que cuenta la empresa en el desarrollo de soluciones flexibles de Registro Horario, y efectuó una breve demostración de Tempo Mobile, la APP desarrollada por la compañía para que los trabajadores puedan efectuar desde cualquier lugar y en cualquier momento, marcajes geolocalizados, realizar peticiones, justificar y/o validar incidencias, adjuntar documentos y muchas otras posibilidades, en tiempo real.
Se trató de una oportunidad única para aprender estrategias y conocimiento de los ponentes, así como solventar las dudas que han surgido con el nuevo Decreto.
Softmachine ha concluido con éxito la implantación del módulo Control de Tareas en las diferentes plantas de producción que la compañía tiene en España. Con este módulo, Palacios Alimentación, conocerá los tiempos invertidos en diferentes actividades en sus líneas de producción, mediante la captura de datos en las plantas y su posterior exportación al aplicativo de nómina con el que trabaja la compañía.
Con la incorporación de este último módulo, la empresa dispone de una suite completa que les permite Gestionar el Tiempo y la Asistencia, Controlar el Acceso y Controlar las Visitas y el Personal Externo a sus instalaciones. Actualmente la compañía cuenta con más de 1.000 empleados.
Palacios Alimentación es un grupo empresarial referente en el sector alimentario español cuyo nacimiento se forjó en el año 1960 con la apertura de una carnicería familiar en Albelda de Iregua (La Rioja) donde hoy en día se encuentra la sede social de Grupo Palacios y su principal centro de producción, integrado por dos plantas para la elaboración de embutidos, dos plantas para la elaboración de pizza, una planta destinada a los platos preparados y otra para la elaboración de tartas, contando de este modo con una completa oferta de productos que exporta a los 5 continentes.
Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, lleva presente en el mercado desde 1989, aportando valor a personas y compañías de todos los tamaños y sectores mediante la gestión del tiempo.
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El Teatro Real está considerado como la primera institución de las artes escénicas en España, situándose como ópera nacional de referencia y como una de las principales instituciones culturales españolas. La institución goza, además de una significativa proyección internacional. Situado en uno de los enclaves más significativos y monumentales del corazón de Madrid, el Teatro Real constituye el eje de una de las intervenciones urbanísticas más ambiciosas del siglo XIX realizadas en la capital, junto al barrio de los Austrias y frente al Palacio Real. El edificio cuenta con una superficie de 65.000 m2 y tiene capacidad para 1.746 personas, además de disponer de una de las cajas escénicas más avanzadas e innovadoras de los teatros de Europa. Junto con la innovadora dotación técnica conviven destacados espacios que, como sus grandes salones situados en la segunda planta del edificio, reproducen el ambiente de la ópera en el siglo XIX y albergan en su interior destacadas obras de arte.
Necesidades y Objetivos
A las dependencias del Teatro Real acceden cada día alrededor de 1.000 personas, de las cuales 300 son empleados fijos y aproximadamente 700 corresponden a personal externo, visitas y subcontratas que dan servicio a la organización, en función de los espectáculos que se representen. Controlar, conocer e identificar a todo el personal que accede diariamente a sus dependencias, es una necesidad prioritaria para el Teatro Real, para mantener de este modo un alto nivel de seguridad y garantía ante una posible necesidad de evacuación. Anteriormente, El Teatro Real de Madrid disponía de un sistema de control de accesos y visitas compuesto por cuatro pasillos motorizados con lectores de proximidad, más un acceso restringido para personalidades, que controlaba el acceso al edificio a través de una puerta adicional a la entrada principal. La necesidad de cambio surge principalmente por los problemas a los que se enfrentaba diariamente a la hora de gestionar el personal externo, visitantes y subcontratas, necesitando para ello disponer de recursos personales para manejar un alto volumen de trabajo administrativo en diferentes áreas de la institución, así como un elevado coste añadido que conllevaba la entrega de nuevas tarjetas de proximidad cada vez que accedían al edificio. Tras analizar en profundidad las diferentes alternativas posibles en el mercado, el Teatro Real se decidió por la solución innovadora propuesta por Softmachine.
El proyecto
Una vez trasladadas las necesidades que el Teatro Real quería satisfacer y siguiendo sus directrices, se efectuó un detallado análisis por el personal experto de Softmachine, y como primera medida propuso diferenciar la forma de identificación del personal –por un lado, el personal propio y por otro, el personal externo, visitas y subcontratas–. Para el personal propio se han instalado nuevos lectores de proximidad con un alcance de lectura mayor y más fiable que el anterior que les permite el control de acceso restringido al recinto y también gestionar los turnos y sus tiempos de trabajo. El personal externo y subcontratas, utilizan lectores de códigos QR de última tecnología que posibilitan la no utilización de tarjetas de proximidad para este colectivo. Los códigos se pueden remitir vía email al destinatario con las fechas autorizadas para el acceso, pudiendo ser impresos o bien, descargados a través de sus dispositivos móviles (Wallet – WalletPass). Por último, a las visitas esporádicas y/o diarias, se les entrega un documento preimpreso y diseñado por la propia entidad, con la descripción de las normas de acceso y seguridad establecidas por el Teatro Real y con el código QR para acceder a través de los lectores QR.
Como segunda medida, se propuso el enlace con las cámaras de seguridad que controlan el acceso a través de los pasillos motorizados, de tal forma que se genere un documento gráfico (Fotografía) cada vez que se activa el acceso de una persona, pudiendo de esta manera identificar incluso físicamente a todo el personal que está o ha estado presente en un momento determinado.
“ Softmachine tiene los recursos necesarios para facilitar al equipo del Teatro Real realizar un óptimo trabajo en el control y la seguridad de sus accesos” Fernando Martínez, Director de Sistemas
El desarrollo del proyecto – ha tenido una duración aproximada de 3 meses – siendo imprescindible y básico contar con la participación activa de los responsables del Departamento de IT, Seguridad y Recursos Humanos. También ha sido indispensable, la aportación de sus ideas y la exposición de las necesidades diarias para la consecución del éxito del proyecto.
Beneficios obtenidos
Con las soluciones de Softmachine, el Teatro Real ha conseguido desde el primer momento, reducir la carga del trabajo administrativo en la gestión de las tarjetas para el personal externo, subcontratas y visitas, además de disminuir los elevados costes que suponían dichas tarjetas, dado que todo el personal disponía de tarjeas personalizadas e intransferibles.
Igualmente, y al contar con un sistema fiable y de última generación, la solución les garantiza el conocimiento exacto del personal presente en todo momento y en tiempo real, mientras les proporciona accesos rápidos y cómodos.
Soluciones de Softmachine
Durante más de 30 años, Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas de Workforce Management para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha establecido su estrategia en una constante innovación tecnológica, una cuidada atención al cliente y la motivación de su equipo humano, lo que le lleva a estar considerada como una de las empresas líderes en la gestión de tiempos y asistencia.
Las soluciones de Softmachine están especialmente enfocadas a la gestión de la flexibilidad horaria, políticas de RSC y estrategias de conciliación, y permiten su explotación a través de dispositivos móviles. La última solución presentada, Advanced Tempo.NET Cloud, está especialmente diseñada para dar servicio a las grandes compañías. Cabe destacar que, durante los últimos años, este sistema se ha extendido en las sedes centrales de muchas compañías, gracias a la integración que ofrece con sistemas de control de acceso perimetral y, sobre todo, a su potencia y facilidad de uso a través del Portal del Empleado.
En #softmachine, somos especialistas en soluciones de Gestión de Tiempos y Asistencia y en nuestro apoyo y apuesta por la completa automatización de los procedimientos, hemos potenciado las funcionalidades de nuestra App Mobile y del Portal del Empleado. #rrhh#teletrabajopic.twitter.com/DxSPevOf9n
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Un año aplicando el registro de la jornada laboral: así lo han aceptado las empresas y estas son las matizaciones que ha habido bit.ly/38i9mhT vía @MuyPymes#rrhh#registroJornada
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