Los empleados de la compañía utilizan diariamente las soluciones de Gestión de Tiempos y Asistencia de Softmachine
Arquia Banca perteneciente al Grupo Arquia lleva 40 años apostando por un modelo único de banca de proximidad, a través de un servicio personalizado que se basa en ofrecer una oferta global de productos y servicios, que cubran las necesidades y requerimientos de sus clientes. Además, desarrolla iniciativas para favorecer la mejora de servicios a colectivos profesionales, la gestión de patrimonios y la sociedad en general.
El grupo cuenta con diferentes líneas de actuación en la que trabajan alrededor de 250 empleados, ubicados en 40 centros de trabajo, distribuidos por toda España.
Necesidades y Objetivos
Arquia Banca necesitaba sustituir la solución de Gestión de Tiempos y Asistencia con la que trabajaban todos los empleados de la organización, ya que el sistema con el que contaba no cubría sus expectativas y no les permitía obtener la automatización, flexibilidad y escalabilidad que precisaban a la hora de gestionar los horarios de sus colaboradores. Además, necesitaban disponer de una solución que les facilitara su gestión diaria y que estuviera muy enfocada a la obtención de una información más detallada, combinando una mejor eficiencia y una menor dedicación, por parte de los departamentos implicados, permitiéndoles realizar el seguimiento del cumplimiento horario y las posibles incidencias de todos los empleados. Asimismo, el sistema debía poder calcular de forma automática el trabajo efectivo en función de las horas teóricas, según la época del año, o el personal con reducción de jornada.
Tras analizar las diferentes alternativas que encontraron en el mercado, se decantaron por la experiencia de Softmachine en la implantación de soluciones de Workforce Management en el Sector Financiero, dada la automatización y flexibilidad que otorgan sus sistemas. Además, optaron por el modelo SaaS dadas las ventajas que se obtienen en cuanto a la eliminación de costes internos, la rápida implantación, la seguridad de los datos, la garantía de estabilidad, etc.
El proyecto
Una vez conocidas las necesidades de Arquia Banca y tras un detallado análisis – con la activa participación de todas las áreas involucradas en el proyecto – se procedió a una completa toma de los requerimientos necesarios para proceder a desarrollar y parametrizar las diferentes funcionalidades de la solución en base a los requerimientos y necesidades de Arquia Banca.
Tras la finalización del análisis, se procedió a la carga y volcado de los datos de todos los empleados, vacaciones, bolsas de saldo, anotaciones, agendas, etc. recogidos en la antigua aplicación.
Actualmente, los empleados de la empresa registran sus marcajes de Entrada y Salida a través de eTempo (Portal del Empleado) y se integran en la aplicación Tempo. Net en tiempo real. Asimismo, desde eTempo los empleados pueden autogestionarse o bien, pueden ser gestionados, por el departamento de RRHH o por sus supervisores inmediatos para las solicitudes y justificaciones de permisos, mediante un Workflow de autorizaciones y validaciones, consiguiendo de esta forma eliminar el manejo de papeles y reducir el trabajo administrativo de forma muy significativa en el departamento de RRHH.
El sistema calcula los días de vacaciones anuales, asuntos propios, etc. pudiendo ser traspasadas desde el año anterior al siguiente año con una fecha máxima.
Uno de los requerimientos esenciales para evitar entradas anticipadas y no autorizadas, fue dotar al sistema de un mecanismo que impidiese el registro de la jornada antes de una hora preestablecida por la entidad.
Beneficios obtenidos
Con las soluciones automatizadas y flexibles de Softmachine, Arquia Banca ha conseguido desde el primer momento, reducir el tiempo invertido en tareas administrativas y de poco valor añadido para las áreas de RRHH, obtener información relacionada con los saldos horarios, vacaciones, horas realizadas, ausencias, incidencias por faltas de marcajes, etc., conociendo en tiempo real el personal presente en sus instalaciones y su planificación horaria.
Además, todos los empleados de la empresa pueden acceder a diferentes informes a través de eTempo, lo que supone un gran valor añadido con respecto al sistema con el que trabajaban anteriormente.
Con este sistema y la información que aporta, tanto el departamento de RRHH como cualquier otra persona autorizada a gestionar la herramienta, podrá tomar decisiones estratégicas e importantes que repercutan en un ahorro importante en los costes laborales de Arquia Banca.
Soluciones de Softmachine
Durante más de 30 años, Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas de Workforce Management para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha establecido su estrategia en una constante innovación tecnológica, una cuidada atención al cliente y la motivación de su equipo humano, lo que le lleva a estar considerada como una de las empresas líderes en la gestión de tiempos y asistencia.
Las soluciones de Softmachine están especialmente enfocadas a la gestión de la flexibilidad horaria, políticas de RSC y estrategias de conciliación, y permiten su explotación a través de dispositivos móviles.
La última solución presentada, Advanced Tempo.NET Cloud, está especialmente diseñada para dar servicio a las grandes compañías.
Cabe destacar que, durante los últimos años, este sistema se ha extendido en las sedes centrales de muchas compañías, gracias a la integración que ofrece con sistemas corporativos de RRHH, y sobre todo, a su potencia y facilidad de uso a través del Portal del Empleado.
Hace unos meses, ha incorporado a su porfolio de soluciones el nuevo planificador Tempo Planning. Se trata de una solución puntera e innovadora basada en IA para la Planificación Inteligente de Turnos que ayuda a seleccionar a los empleados adecuados para cada tarea, gestionar sus horarios laborales en función de su disponibilidad, asignar turnos individuales o por grupos de forma automática, etc.
Fuente: Equipos y Talento
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