Javier Sánchez, Director Comercial de Softmachine participa en el último reportaje de la publicación Factor Humano analizando como el Covid ha cambiado radicalmente los procesos de registro de la jornada laboral.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización del registro de la jornada laboral para los departamentos de RRHH y para los empleados? Las ventajas de la automatización del registro de la jornada son múltiples, aunque es cierto que estas dependen de las políticas aplicadas en la gestión de tiempos de cada compañía. Si partimos de la premisa que establece el RDL 8/2019 sobre el registro obligatorio de la jornada para todas las empresas, debemos buscar las ventajas que nos puede suponer su implantación. Por citar algunas de ellas, destacaría tres:
- Estrategias de conciliación: Autogestión de la jornada flexible y de las bolsas de horas de compensación, permitiendo a los colaboradores conocer en todo momento los saldos a su disposición y la solicitud de permisos a cuenta de esas horas.
- Gestión del teletrabajo: Gestión y seguimiento del teletrabajo según el RDL 28/2020 sobre el trabajo a distancia que regula, entre otros aspectos, los tiempos para diferenciar entre ambas situaciones.
- Planificación de recursos: El registro de la jornada implica la planificación horaria de los diferentes recursos, permitiendo a los responsables y a los departamentos de RRHH conocer en tiempo real el cumplimiento de la planificación prevista y la reasignación de personas en el caso de que sea necesario.
¿Cómo se puede materializar dicho registro cuando los empleados están teletrabajando? (uso de apps para móviles u ordenador, plataformas digitales como webs, firma electrónica, etc.) Las principales plataformas actuales incluyen en sus soluciones diferentes posibilidades para poder efectuar el registro de forma remota. Dependiendo de las funciones de la persona que teletrabaja, ésta puede cumplir con la obligación legal de registrar el inicio, las pausas y el fin de su jornada laboral desde un Portal del Empleado o una página web, o para el personal que se desplaza desde una App.
¿Han notado un incremento del número de consultas sobre este tipo de herramientas en detrimento de los terminales físicos? Lo cierto es que al principio de la crisis sanitaria muchas compañías se vieron en la obligación de facilitar a sus colaboradores sistemas de registro remoto, pero también hubo un notable incremento en la implantación de terminales sin contacto físico. En España los terminales más utilizados son los que incorporan sensores biométricos dactilares, pero a raíz de una Orden Ministerial que prohibía su uso – si previa y posteriormente a la identificación de la persona no se desinfectaba- las compañías empezaron a migrar a equipos sin contacto dado que el sensor biométrico podía ser un vector de contagio.
¿Cómo cree que se realizará el registro cuando se produzca la vuelta generalizada a las oficinas? (uso de reconocimiento facial incluso con mascarilla, sistemas acompañados de sensores de temperatura, control de aforos, etc.) Actualmente muchos de los clientes de Softmachine están implantando equipos con biometría facial, que además permiten denegar el registro si la temperatura corporal supera cierto umbral y si no detecta el uso adecuado de la mascarilla de protección. Esta operativa puede ralentizar ligeramente el acceso, pero permite una supervisión desasistida del cumplimiento de la normativa y genera una imagen de confianza tanto en empleados como en visitantes. Por otro lado, tanto la detección de temperatura como el uso de la mascarilla se pueden deshabilitar cuando ya no sean necesarias mejorando sensiblemente los tiempos de identificación y protegiendo la inversión realizada en estos dispositivos.
¿Cómo se puede incentivar a los empleados para que realicen correctamente el registro de la jornada laboral? El registro de la jornada es desde mayo de 2019 una obligación legal, por lo que todos los trabajadores deben cumplirla. Lamentablemente creo que no se trata de incentivar, sino de dotar a los sistemas de herramientas que informen por diferentes vías a los empleados en caso de olvido. Para los colaboradores que disfrutan de horario flexible, la propia consulta de sus saldos desde sus dispositivos móviles, portal del empleado o web, es suficiente incentivo para realizar correctamente el registro.
¿Qué ventajas puede aportar el uso de la geolocalización a la hora de registrar el control del horario? La función principal de la geolocalización en el momento del registro es conocer en que ubicación se ha realizado. No me atrevo a definirlo como una ventaja, aunque permite de forma sencilla denegar un marcaje fuera de un área autorizada, o incluso que si esto se produce se deba autorizar por el mánager. En muchos casos los sistemas de geolocalización, aunque sólo detecten la ubicación en el momento del registro, generan cierto rechazo por lo que es posible desactivarlo en caso de ser necesario.
¿Qué otras tendencias se 
impondrán en el futuro en lo que se refiere al registro del horario laboral? (Reconocimiento facial incluso con mascarilla, hacer foto del empleado en el momento de fichar, uso de firma electrónica, etc.) Además de los sistemas de registro mencionados anteriormente, cada vez es más habitual utilizar sistemas de identificación basados en NFC desde los móviles o incluso BLE que permite el registro sin interacción por parte del empleado. De todas formas y aunque tecnológicamente es posible el uso de sistemas “manos libre”, es recomendable que el empleado realice de forma voluntaria el registro para garantizar por ejemplo que se le está mostrando la hora correctamente o para poder interactuar con el sistema.
¿Qué integraciones demandan las empresas: entre soluciones de registro horario, con otras soluciones de gestión de RRHH, etc.? Habitualmente nuestras implantaciones están totalmente integradas con los sistemas de nómina y de gestión de RRHH, pero también con sistemas de credenciales corporativas (SSO) por temas relacionados con Protección de Datos, ERP’s, plataformas de CAE y sistemas de seguridad
Fuente: Factor Humano
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