Steelcase es la compañía líder en consultoría estratégica de espacios que ofrece soluciones integrales a las organizaciones líderes para que sus espacios de trabajo impulsen su estrategia corporativa.
Desde su fundación en Michigan en el año 1912, la empresa ha experimentado un fuerte proceso de expansión y se ha enfocado en una constante innovación para facilitar y satisfacer las necesidades de las personas a través de su amplia gama de soluciones, apostando en todo momento por la última tecnología y la protección del medio ambiente.
A nivel mundial, Steelcase cuenta con más de 12.000 empleados y sus productos se encuentran disponibles a través de una extensa red de canales que incluyen más de 800 puntos de distribución. Su gran familia de marcas que incluye Steelcase Steelcase®, Coalesse®, Designtex®, Turnstone®, Smith System®, Orangebox® y AMQ®, ofrecen una amplia cartera de productos y servicios de arquitectura, mobiliario y tecnología, diseñados para desarrollar todo el potencial humano y fomentar la sostenibilidad social, económica y medioambiental.
Necesidades y Objetivos
Steelcase precisaba un cambio en su solución para la Gestión de Tiempos y Asistencia y Planificación de Turnos de sus más de 400 empleados ubicados en diferentes centros de trabajo en España, ya que su anterior sistema no cubría sus expectativas y no les permitía obtener la automatización, flexibilidad y escalabilidad que precisaban a la hora de gestionar los horarios de sus colaboradores. Además, necesitaban disponer de una solución que les facilitara su gestión diaria, redujera el tiempo de dedicación de las áreas implicadas y aportara información de gran valor en tiempo real.
Después de analizar las diferentes alternativas que encontraron en el mercado y teniendo en cuenta la apuesta de Steelcase por la continua innovación tecnológica, se decantaron por las soluciones y la experiencia de Softmachine como proveedor en la implantación del nuevo software de Gestión de Tiempos, eTempo (Portal del Empleado) y Tempo Mobile (App) en modo SaaS lo que ha supuesto un gran avance a la hora de automatizar sus procesos manuales.
El proyecto
Tras un detallado análisis de las necesidades de Steelcase – con la activa participación de todas las áreas involucradas en el proyecto – Softmachine procedió a la toma de los requerimientos necesarios para proceder a desarrollar y parametrizar las diferentes funcionalidades de la solución en base a las directrices marcadas por Steelcase y los módulos a implantar.
Una vez finalizado el análisis, se procedió a la carga y volcado de los datos de todos los empleados, históricos de los anteriores marcajes, bolsas de saldo, anotaciones, agendas, etc. recogidos en la antigua aplicación. Posteriormente se llevó a cabo la implementación de la solución realizando una exhaustiva comprobación para verificar en paralelo que los datos eran correctos y se correspondían con su anterior sistema.
Además, y para conseguir una completa automatización y garantizar el correcto cálculo de la nómina en base a los fichajes de los empleados, se efectuó una integración bidireccional con su aplicativo de nómina y RRHH. De esta manera, las altas, bajas y modificaciones de contrato se integran directamente en la solución Tempo y las variables relativas a pluses, horas extras, horas nocturnas, etc. que puedan incidir en la nómina pasan automáticamente a esta.
Los empleados de la empresa pueden registrar sus marcajes a través de terminales de alta gama con lector de proximidad o bien, accediendo al Portal del Empleado y/o a la App mediante SSO (single sign-on) por OPEN ID.
Beneficios obtenidos
Con las soluciones automatizadas y flexibles de Softmachine, Steelcase ha conseguido desde el primer momento, reducir el tiempo invertido en tareas administrativas y de poco valor añadido para las áreas de RRHH, obtener información relacionada con los saldos horarios, horas extra o de vacaciones, horas realizadas, ausencias, incidencias por faltas de marcajes, etc., garantizar el correcto cálculo de la nómina, conocer en tiempo real el personal presente en sus instalaciones y su planificación horaria.
A través del Portal del empleado, han conseguido una gestión descentralizada con la implementación de un sistema de “WorkFlow” que les permite establecer una cadena de validación/denegación de las peticiones o justificaciones realizadas por cada una de las personas que componen el equipo humano de Steelcase, entre otras muchas funcionalidades. Además, todos los empleados de la empresa pueden acceder a diferentes informes a través eTempo, lo que supone un gran valor añadido con respecto al sistema con el que trabajaban anteriormente.
La solución aportada por Softmachine es un sistema vivo en constante evolución siendo este un punto muy valorado por Steelcase, que lejos de dar por concluida la implantación, contempla entre sus futuros proyectos la incorporación de nuevos módulos como por ejemplo la Gestión de Externos.
Como manifiesta el equipo de Steelcase, “con los diferentes módulos implantados de la solución Tempo.Net, hemos conseguido obtener una automatización completa en la gestión de nuestros recursos, disponer de información en tiempo real y optimizar el tiempo anteriormente dedicado a estas funciones por parte de la compañía. Además, la integración con nuestro aplicativo de nómina ha supuesto un gran avance a la hora de garantizar su correcto cálculo”
Soluciones de Softmachine
Durante más de 30 años, Softmachine, empresa especializada en el desarrollo e implantación de soluciones tecnológicas de Workforce Management para la Gestión Horaria, Gestión del Absentismo, Planificación de Turnos y Control de Accesos, ha establecido su estrategia en una constante innovación tecnológica, una cuidada atención al cliente y la motivación de su equipo humano, lo que le lleva a estar considerada como una de las empresas líderes en la gestión de tiempos y asistencia.
Las soluciones de Softmachine están especialmente enfocadas a la gestión de la flexibilidad horaria, políticas de RSC y estrategias de conciliación, y permiten su explotación a través de dispositivos móviles.
La última solución presentada, Advanced Tempo.NET Cloud, está especialmente diseñada para dar servicio a las grandes compañías. Cabe destacar que, durante los últimos años, este sistema se ha extendido en las sedes centrales de muchas compañías, gracias a la integración que ofrece con sistemas de control de acceso perimetral y, sobre todo, a su potencia y facilidad de uso a través del Portal del Empleado.
Fuente: Equipos y Talento
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